Projectmanagement tips | 6 Tips om leveranciers te zien als partners

Project management tips - Als projectmanager sta je dagelijks in contact met klanten, collega’s en leveranciers. Dit is nu eenmaal onderdeel van je vak. Echter hoe ga je om met deze mensen? Vanuit je rol als projectmanager kan je verschillende stijlen hanteren die je misschien nu ook al gebruikt - bewust of onbewust - en die je helpen in de omgang met deze verschillende stakeholders.

Het klinkt misschien simpel, maar je klanten, collega’s en leveranciers zijn ook mensen. Behandel ze ook als zodanig. Hieronder ga ik kort in op een paar simpele tips om de relatie met je leveranciers gezond en menselijk te houden. Ze hoeven niet je beste vrienden te worden en op je verjaardagsfeestje te komen, maar ze zijn wel van extreem belang in de resultaten van je werkzaamheden. En ook jij wordt hierop afgerekend.

Project management tips - 1: Wees selectief in de keuze van je leveranciers

Je tijd is kostbaar, dus ga hier effectief mee om. Dit geldt ook in de samenwerking met leveranciers. Je kan dus heel veel verschillende leveranciers aanhaken die allemaal dezelfde producten of diensten aanleveren voor jouw behoefte. Je moet je alleen afvragen of dit jou, je organisatie en eventueel je klant gaat helpen op de korte en ook lange termijn. Stel je voor dat je 10.000 flyers voor een sales promotie moet inkopen voor je klant en jij gaat dit bij 5 leveranciers uitzetten. Uiteindelijk bespaar je hier misschien 2 cent per flyer mee, dus 200 euro. Echter qua tijd ben je hier misschien 2 a 3 keer zolang mee bezig in je communicatie naar je leveranciers en de opvolging ervan. En ook jouw tijd kost geld, dus uiteindelijk schiet jouw organisatie er niets mee op en de klant ook niet. Want die moet jouw tijd ook afrekenen.

De voordelen van selectief zijn

• Je bent veel effectiever in je tijdsbesteding
• Tijd is ook geld
• Je bouwt aan een echte relatie

Project management tips - 2: Koester je leveranciers

Je bent nu selectief geweest in de keuze van je leveranciers. Nu is het ook aan jou om samen met je leverancier een echte samenwerking op te bouwen. Als jullie elkaar als partners gaan zien en elkaar hierin helpen dan gaan er mooie dingen ontstaan. Een echte relatie is namelijk net dat als wat je eventueel thuis hebt met je partner. Je geeft aan elkaar, je neemt ook en vooral ben je samen met elkaar. Mijn advies in je samenwerking met je leverancier is om hem niet voor elke klus uit te knijpen. Zorg dat je leverancier goed aan je kan verdienen, maar zorg ook dat jij hierdoor wel prioriteit krijgt van hem. Het kan namelijk voorkomen dat je een keer met spoed iets moet hebben en dan wil je wel graag dat hij geneigd is om hier alles aan te doen. Niet alleen vanuit financieel gewin maar ook vanuit een menselijk perspectief.

Project management tips - 3: Wees eerlijk en geef feedback

Een relatie berust op eerlijkheid, dus deel je uitdagingen, zorgen, wensen en wat niet alles waarvan jij gelooft dat het jullie zal helpen in de voortgang naar de resultaten voor de toekomst. Spreek je leverancier dus netjes aan op zijn verantwoordelijkheden als je vind dat iets te lang heeft geduurd bijvoorbeeld of dat je de kwaliteit ergens niet goed van vond. Zorg ook dat je tussentijds tijd maakt om met elkaar te evalueren en geef je eerlijke feedback. Zorg wel dat dit opbouwend werkt zodat iemand hier ook echt van kan leren, maar ook rauwe feedback mag van tijd tot tijd. Feedback is perceptie maar heeft altijd ergens een kern van waarheid, zeker als dit vaker gesignaleerd wordt. Vergeet ook zeker niet om ook positief te zijn naar je leverancier als iets goed is gegaan. Iedereen groeit van een kompliment!

Project management tips - 4: Fouten maken mag

Niemand is perfect en fouten mogen gemaakt worden. Een simpele stelregel die ik hierin hanteer is dat je van fouten moet leren en dat dezelfde fout nog een keer mag voorkomen maar dat dit dan daarna echt niet meer kan. Dan is er namelijk fundamenteels iets mis met het proces of de leverancier. Geef je leverancier altijd de kans om zijn fouten te herstellen.

Project management tips - 5: Vraag en leer van je leveranciers

Zorg dat je leert van de projecten die je oppakt met je leveranciers. Je doet namelijk niet voor niets zaken met hen, zij zijn de experts die jij vertrouwt om gezamenlijk naar het beste resultaat toe te werken voor je project. Vraag dus bijvoorbeeld hoe bepaalde processen verlopen bij je leverancier intern en wat daar dan precies gebeurd. Zo leer je je leverancier beter te begrijpen en krijg je ook beter inzicht waarom bepaalde zaken bijvoorbeeld meer tijd of geld kosten. Dit alles zal je enorm helpen in je eigen projecten en in de resultaten hiervan.

Project management tips - 6: Leven en laten leven

Gun je leverancier een gezonde marge. Ook zij moeten eten en de rekeningen betalen. Je hebt er niets aan als je nu de beste prijs hebt, maar je elke 2 maanden een nieuwe leverancier moet zoeken. Door langdurige samenwerking gaat alles sneller omdat je elkaar beter leert begrijpen en beter op elkaar ingespeeld bent. En is er dan een keertje iets extra’s nodig zul je merken dat de leverancier er voor je is. Het is mede jouw belang om je leveranciers in leven te laten door een gezonde marge.

Uiteindelijk draait het allemaal om expertise. Om jouw expertise steeds meer te vergroten op het gebied van projectmanagement en om gebruik te maken van de expertise om je heen bij je leveranciers. Je bent nooit te oud om te leren zegt men altijd. Dus heb je direct advies nodig op het gebied van bijvoorbeeld projectmanagement, meld je dan aan op CallTheONE en zoek de expert die jou direct op afstand via live videobellen kan ondersteunen.