5 eenvoudige tips om 1-op-1-gesprekken productiever te maken

Een vrijdagmiddagborrel, teamuitje of activiteiten gericht op teambuilding zijn effectieve manieren om je werknemers beter te leren kennen. Maar als je echt geïnteresseerd bent in je individuele werknemers is het verstandig om regelmatig een 1-op-1-gesprek in te plannen. Zo leer je iemands drijfveren en behoeftes kennen en vergroot je de loyaliteit. In dit artikel lees je hoe je het meeste kunt halen uit deze 1-op-1-gesprekken.

Privacy

Een 1-op-1-gesprek is bij uitstek een ontmoeting onder vier ogen. Het laatste wat je wilt is dat iemand meeluistert of meekijkt, vooral als deze persoon kwade bedoelingen heeft. Voer je het 1-op-1-gesprek op je kantoor dan is het vooral een kwestie van de deur dichtdoen. Maar voer je het gesprek online, dan zul je andere maatregelen moeten treffen om jullie privacy te waarborgen. Het inschakelen van een VPN is zo’n effectieve maatregel. Wat is VPN? Een VPN is een virtueel privénetwerk waarmee je een versleutelde verbinding tot stand brengt. Hackers en derden kunnen de uitgewisselde informatie dan niet meer onderscheppen, lezen of herleiden naar de oorspronkelijke verzender. Het is mogelijk om een gratis VPN-proefversie te installeren om te controleren hoe het werkt en om vervolgens te beslissen om een volledige versie te kopen of niet. Vooral thuiscomputers blijken nogal eens onvoldoende beschermd te zijn tegen cybercriminaliteit en malware.

Tips voor betere 1-op-1-gesprekken

Een 1-op-1-gesprek kan verschillende emoties oproepen. Voor de één is het iets om naar uit te zien, terwijl het een ander slapeloze nachten bezorgt. Toch is het belangrijk om regelmatig zo’n gesprek in te plannen. Als werkgever krijg je zo beter inzicht in hoe je werknemers zich voelen en wat je zelf kunt doen om hun productiviteit te vergroten. Voor werknemers is dit een goede gelegenheid om in alle rust en privacy zaken te bespreken die niet direct thuishoren in een teamoverleg. Werknemers waarderen het ook heel erg als hun werkgever interesse toont in hun persoonlijke situatie en professionele wensen. Wil je het gesprek zo effectief, maar ook ontspannen mogelijk houden? Dan kunnen deze tips je ongetwijfeld helpen:

1. Geen afzeggingen

Wat er ook gebeurt, stel alles in het werk om het geplande gesprek door te laten gaan. Ben je echt verhinderd? Maak dan zo snel mogelijk een nieuwe afspraak, het liefst nog op dezelfde dag. Door af te zeggen impliceer je eigenlijk dat je geen interesse hebt in het gesprek. Je vindt de ander dan niet belangrijk genoeg om er tijd voor vrij te maken. Je kunt beter helemaal geen 1-op-1-gesprek inplannen dan het gesprek annuleren.

2. Initiatief

Begin het gesprek niet met een droge opsomming van punten die je wilt bespreken. Leg in plaats daarvan het initiatief bij de ander. Waar wil je werknemer het graag over hebben? Laat de werknemer de agendapunten aandragen en vul deze aan met de onderwerpen die je zelf nog graag wilt bespreken. Zorg er dan ook voor dat je tijdens het gesprek ook echt ingaat op deze punten.

3. Stel de juiste vragen

Tijdens een 1-op-1-gesprek moet een aantal onderwerpen zeker aan bod komen. Om te beginnen vraag je hoe het met de ander gaat. Informeer ook even naar bijvoorbeeld de kinderen, ouders of huisdieren. Dan wil je weten hoe je werknemer zich op het werk voelt. Waar is je werknemer trots op? Biedt het werk voldoende uitdaging? Vraag naar wat je werknemer wilt bereiken en hoe jij daar als werkgever bij kan helpen. Heb het ook even over de samenwerking binnen het team. Voor je het gesprek beëindigt, vraag je de ander nog een keer of er dingen zijn die nog niet besproken waren.

4. Geef eerlijke antwoorden

Een goed gesprek kan alleen plaatsvinden op basis van wederzijds vertrouwen. Je gaat ervan uit dat je gesprekspartner eerlijke antwoorden geeft, maar dat kan alleen als je zelf ook zo bent ingesteld. Weet je het antwoord op een vraag niet? Geef dit dan ridderlijk toe. Vat kritische feedback ook niet persoonlijk op, maar ga ermee aan de slag.

5. Geef aandacht

Er zijn weinig dingen zo vervelend als gesprekken die voortdurend onderbroken worden. Je vergeet waar je het over had en het is moeilijk om de draad weer op te pakken. Als dit regelmatig gebeurt, voelt je gesprekspartner zich ook niet meer geroepen om uitgebreid antwoord te geven op je vragen. Voorkom dus koste wat kost dat jullie tijdens het gesprek gestoord kunnen worden. Hang een bordje met ‘niet storen’ aan de deur en laat je collega’s weten dat je even niet beschikbaar bent. Zet bij online gesprekken de berichtennotificaties op ‘stil’, zodat jullie niet afgeleid worden. Leg ook je telefoon een eindje bij je vandaan.