Tools und Tipps zum Zeitmanagement

Zeitmanagement kann mit Hilfe eines erfahrenen Zeitmanagement-Coaches bei TheONE erlernt werden. Verschiedene Menschen erleben Zeit auf unterschiedliche Weise. Dies ist je nach Kultur, aber auch von Mensch zu Mensch unterschiedlich. Möchtest du mehr darüber erfahren, wie du mit der Zeit umgehst? Dann wende dich direkt über die Live-Video-Verbindung an einen Coach deiner Wahl.

Jeder kann eine andere Zeiterfahrung haben. Einige glauben, dass sie ihr ganzes Leben lang in Eile sind, weil die Zeit zu kurz ist und andere sich um nichts Sorgen machen, weil sie glauben, dass sie noch Zeit haben. Im Westen sehen die meisten Menschen die Zeit linear, während im Osten die Zeit oft als kreisförmig wahrgenommen wird.

Angenommen, du hast 5 Aufgaben (A, B, C, D und E) und für einen Westler ist es sinnvoll, zuerst Aufgabe A, dann Aufgabe B und so weiter auszuführen. Für jemanden aus dem Osten spielt das manchmal überhaupt keine Rolle und diese Person kann einfach zuerst Aufgabe C erledigen und dann Aufgabe B übernehmen. Meinungsverschiedenheiten und Wahrnehmungen innerhalb der Geschäftswelt, aber auch privat, können im Laufe der Zeit zu manchmal lästigen Situationen führen. Vor allem, wenn es darum geht, wie man ein Projekt angeht und wie man zusammenarbeitet.

Die Essenz des Zeitmanagements

Die Zeit ist ein Maß dafür, wie lange etwas dauert. Fast alle Kulturen kennen 24 Stunden am Tag und messen Tage, Wochen, Monate und Jahre in der Zeit. Die Zeit bestimmt auch zu einem großen Teil, worauf wir Wert legen. Ein Unterschied in der Erkenntnis und Wahrnehmung von Zeit beeinflusst daher unsere Prioritätensetzung.

Das Zeitmanagement kann unter anderem aufgrund einer unterschiedlichen Prioritätseinstellung zu folgenden Problemen führen

• Beziehungsprobleme
• Probleme mit der pünktlichen Ankunft oder der Einhaltung von Fristen
• Probleme mit der Überwachungsübersicht

Zeitwirtschaftsmatrix

Um sich einen Überblick darüber zu verschaffen, was die höchste und was die niedrigste Priorität hat, gibt es eine Zeitwirtschaftsmatrix. Die Matrix kann auch helfen, gemeinsam mit einem Team oder deinem Partner Prioritäten zu setzen. Die Matrix besteht aus vier Bereichen, die den folgenden Namen haben:

1. Hohe Dringlichkeit und sehr wichtig
2. Keine Dringlichkeit und sehr wichtig
3. Hohe Dringlichkeit und nicht wichtig
4. Keine Dringlichkeit und nicht wichtig

Die Matrix zwingt dich sozusagen, das zu wählen, wofür du das erste Mal Zeit verbringst. Der Tipp ist, mit allem zu beginnen, was eine hohe Dringlichkeit hat und wichtig ist.

E-Mail- und Zeitmanagement

Viele Menschen verbringen viel Zeit damit, ihre E-Mails zu lesen und zu beantworten. Andere verschieben dies und sind mit einem überfüllten Briefkasten hoffnungslos im Rückstand. Du kannst dies verhindern - oder zumindest reduzieren - indem du 3 einfache Tipps verwendest:

• Bitte deine Kollegen, dich so niedrig wie möglich im cc zu halten. So werden unnötige E-Mails vermieden.
• Behandle die Mails zu ein oder zwei festen Tageszeiten.
• Beantworte nur Mails, die dringend eine Antwort erfordern. Die Mails, die eine hohe Dringlichkeit haben und wichtig sind.

Aufgabenorientiertes Denken und Arbeiten

Die Zeitmanagement Coaches von TheONE haben noch viele weitere Tipps, wie man Zeit effektiver und effizienter nutzen kann. Zum Beispiel, indem man lernt, aufgabenorientiert zu denken und zu arbeiten.

Du kannst deinen Tag in verschiedene Aufgaben-Cluster und Aufgaben unterteilen. Zum Beispiel hat die Reinigung des Hauses die Aufgabe, zu saugen, aufzuräumen, zu waschen usw. Jedem Aufgabencluster wird eine Dauer zugewiesen, und du beginnst mit den Aufgaben, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen, um die Aufgaben auszuführen, die die wenigste Zeit in Anspruch nehmen. Die Theorie dahinter ist, dass, wenn man große Steine und kleine Kieselsteine hat und sie in einen Eimer werfen will, man zuerst die großen Steine in den Eimer legen muss. Wenn du dann die Kieselsteine über sie wirfst, fließen sie zum Boden des Eimers zwischen den großen Steinen. Wenn man es umgekehrt macht, ist der Eimer zu klein.

Obwohl der eine blüht, wird der andere verwirrt sein und keinen Überblick mehr haben. Der Zeitmanagement Coach zeigt dir, welche Methodik am besten zu dir passt.